GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

İlker KOÇAK (“VERİ SORUMLUSU”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ise (“Kanun”) olarak anılacaktır. 

VERİ SORUMLUSU, Kanun’un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir. 

Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, VERİ SORUMLUSU’nun;

  • Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
  • Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
  • Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
  • İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
  • Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
  • Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı,
  • Kişisel verilerin saklanma süreleri,
  • Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılı olarak belirtmektedir. 

a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

VERİ SORUMLUSU, kişisel verileri e-posta, posta, CCTV, çerezler, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

b. Veri Sahibi Kategorizasyonu

VERİ SORUMLUSU, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir. 

i.  Hasta,

ii. Ziyaretçi

iii. Çalışan

iv. Çalışan Yakını

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

NoVeri SahibiVeri KategorisiVeri Türleri
1.HastaKimlik BilgisiAd-Soyad, TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası, İmza, Uyruk
İletişim Bilgisi Adres (ev/iş), Telefon / Cep Telefonu
Finansal Bilgi Vergi Dairesi/Vergi No
Özel Nitelikli Kişisel VeriTanı ve Tedavi Bilgisi
Fiziksel Mekan GüvenliğiKamera Kayıtları (CCTV)
Görsel KayıtlarGörüntü
Görsel ve İşitsel KayıtlarGörüntü ve Ses
2. ZiyaretçiFiziksel Mekan GüvenliğiKamera Kayıtları (CCTV)
3. ÇalışanKimlik BilgisiAd-Soyad, TC Kimlik Numarası, İmza
İletişim Bilgisi Telefon / Cep Telefonu, Adres, E-posta
Finansal BilgiBanka Hesap Bilgileri, Ücret Hesap Pusulası
Özlükİzin Bilgisi, Bakmakla Yükümlü Olunan Kişilerin Ad ve Soyad Bilgisi, SGK İşe Giriş Bildirgesi
Fiziksel Mekan GüvenliğiKamera Kayıtları (CCTV)
İşlem GüvenliğiLog Kayıtları
4.Çalışan YakınıÖzlükAd-Soyad

d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel veriler, VERİ SORUMLUSU tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;

  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi 
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi 
  • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

VERİ SORUMLUSU, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır. 

VERİ SORUMLUSU işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

  • Bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm bilgisayarlar periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
  • Veri Sorumlusu bilgisayarları periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
  • Veri Sorumlusu’nun bilgisayarlarında erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. 
  • İç kurallar uyarınca poliklinik çalışanları “clean table & clean desk” prensibine uymakla yükümlüdür. 
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme kullanılmakta ve yalnızca veri sorumlusu ve gizlilik yükümlülüğü altındaki çalışanları tarafından yönetilmektedir.
  • Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik iç yönerge ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Çalışanlarla gizlilik sözleşmeleri yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

VERİ SORUMLUSU’nun gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, VERİ SORUMLUSU sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, VERİ SORUMLUSU bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.

f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

VERİ SORUMLUSU kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır. 

Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. 

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuki olarak da korunmaktadır.

NoVeri SahibiKişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1.HastaHastanın ad soyad, adres, vergi dairesi, vergi no bilgileri yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla iş ortağı serbest muhasebeci mali müşavirle paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. Bunun yanında hastanın fotoğrafı ve tanı, tedavi bilgisi hastanın açık rızası alınarak sosyal medya hesaplarında paylaşılmaktadır.
2.Çalışan/Çalışan YakınıÇalışanlara ait ad soyad, TC kimlik no, yakın bilgisi, SGK işe giriş bildirgesi, ücret hesap pusulası yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla serbest muhasebeci mali müşavirle, çalışanlara ait banka hesap bilgilerinin maaş vb. ödemelerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili bankayla ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla serbest muhasebeci mali müşavir ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. 

g. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen Kişisel Veri Paylaşımı

NoVeri SahibiKişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1.HastaHasta ad soyad, adres, vergi dairesi, vergi no verilerinin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla vergi dairesi ile paylaşılması; hasta ad soyad, TC kimlik no, pasaport no, uyruk, tanı ve tedavi bilgisi verilerinin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi amacıyla Sağlık Bakanlığı ile paylaşılması; hasta kişisel verilerinin muayenehanede gerçekleşebilecek muhtemel adli vakaların savcılık gibi ilgili resmî kurumlara bildirilmesi yoluyla paylaşılması; vergi denetimleri sırasında faturaların Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. 
2.Çalışan/Çalışan YakınıÇalışan ad soyad, TC Kimlik no, yakın bilgisi, SGK işe giriş bildirgesi, ücret hesap pusulası verilerinin kanunlarda öngörülmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla SGK, vergi dairesi ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; hukuki yükümlülükler kapsamında (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere VERİ SORUMLUSU’nun yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; log kayıtlarının talep edilmesi durumunda resmi kurumlar ile paylaşılması; ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

h. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

VERİ SORUMLUSU işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:

Veri TipiSaklama SüresiHukuki Dayanağı
Hastalara İlişkin Kişisel VerilerHukuki ilişki sona erdikten itibaren 15 yıl; 10 yıl; 5 yıl; 3 ay, Süresiz6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 5237 Sayılı Kanun, 5326 Sayılı Kanun, Açık Rıza
Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları)3 ayGüvenliğin Sağlanması
Çalışan/Çalışan YakınıHukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl, 5 yıl6098 Sayılı Kanun, 5326 Sayılı Kanun,

i. Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:

(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; VERİ SORUMLUSU resmi telefon hattı olan “05320580385” numarası veya [email protected] adresi üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz. 

2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları

VERİ SORUMLUSU, iş süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, web sitesi, e-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” hükümleri ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi” uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

VERİ SORUMLUSU tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. 

VERİ SORUMLUSU tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

VERİ SORUMLUSU tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

VERİ SORUMLUSU, “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.

3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler

VERİ SORUMLUSU, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.

DOKÜMAN TARİHÇESİ
VersiyonYayın TarihiDeğişikliğin Tanımı
1.0[.]Yeni oluşturma
1.1[.]Güncelleme
tr_TRTurkish