KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI POLİTİKASI

I. Amaç

İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasının (“Politika”) amacı; İlker Koçak (“VERİ SORUMLUSU”) tarafından işlenen kişisel verilerin işlenme sürelerinin belirlenmesi ve işleme süresi ve/veya işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin kriter ve yöntemlerin ortaya konulmasıdır.

İşbu Politika’da 28 Ekim 2017 tarihinde yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi hakkındaki Yönetmeliğin 6’ncı maddesinde yer alan veri güvenliğini sağlamak için alınmış teknik ve idari tedbirlere de yer verilmektedir. 30 Aralık 2017 tarihli Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik hükümleri ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi de bu çerçevede dikkate alınmıştır.

II. Kapsam

İşbu Politika 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 7’nci maddesi uyarınca VERİ SORUMLUSU’nun tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollar ile işlediği, elektronik ve/veya kağıt ortamda yer alan ve işleme şartları sona ermiş tüm kişisel verileri silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemlerini kapsamaktadır.

III. Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklama

VERİ SORUMLUSU; bünyesinde yürütülen iş süreçleri ve bu süreçlere bağlı faaliyetleri gerçekleştirebilmek amacıyla çalışan, çalışan yakını, hasta, ziyaretçiye ait kişisel verileri işlemektedir. Bu kişisel verileri mevzuatta öngörülen veya şirket tarafından kişisel veri işleme amacı çerçevesinde belirlenen süreler boyunca saklamaktadır. Tüm bu akış kişisel veri işleme envanterinde yer almaktadır. İlgili saklama süreleri sona erdiğinde ise, işbu Politika’da belirlenen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleri ile işleme amacı ortadan kalkan kişisel veriler imha edilmektedir. 

IV. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler

  • Bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm bilgisayarlar periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
  • Veri Sorumlusu bilgisayarları periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
  • Veri Sorumlusu’nun bilgisayarlarında erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. 
  • İç kurallar uyarınca poliklinik çalışanları “clean table & clean desk” prensibine uymakla yükümlüdür. 
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme kullanılmakta ve yalnızca veri sorumlusu ve gizlilik yükümlülüğü altındaki çalışanları tarafından yönetilmektedir.
  • Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik iç yönerge ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Çalışanlarla gizlilik sözleşmeleri yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

V. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler

VERİ SORUMLUSU; işlediği kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesini sağlamak amacıyla VERİ SORUMLUSU nezdinde bu işten sorumlu bir yetkili belirlenmiştir. Kağıt ortamdaki kişisel veriler için silme işlemi, silinmesi gereken kişisel verilerin karartılması şeklinde gerçekleştirilir.

5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

5.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci

Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenmesi gereken süreç aşağıdaki gibidir:

  • Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi
  • İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi
  • İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamında erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması

5.1.2. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

a) Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karatma işlemi ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

b) Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.

c) Veri Tabanları

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.

İşleme amacı tamamen ortadan kalkan kağıt ve elektronik ortamdaki kişisel veriler “Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberine uygun olarak yok edilir veya yine bu Rehber’de öngörülen yöntemlerle anonim hale getirilir. Kağıt ortamdaki kişisel veriler bakımından ise bu işlemlerin gerçekleştirildiğine ilişkin tutanak düzenlenir ve yetkili tarafından muhafaza edilir. Elektronik ve kağıt ortamdaki kişisel verilere ilişkin silme, yok etme veya anonim hale getirmeye ilişkin kayıtlar üç yıl süre ile saklanır. 

5.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. VERİ SORUMLUSU, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

5.2.1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemler,

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilmesi ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilir.

a) Yerel Sistemler

Söz konusu sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılabilir.

  • Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı ha diskler bakımından üzerine yazma ya da de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilir.

b) Çevresel Sistemler: Ortam türüne bağlı olarak kullanılabilecek yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır:

  • Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, SSD, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa <block erase> komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
  • Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, gibi çevre birimleri: Söz konusu sistemlerin çoğunda silme komutu bulunmakta, ancak yok etme komutu bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

c) Kağıt Ortamlar

Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılığı olduğundan ana ortam yok edilir. 

Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre (a)’da belirtilen uygun yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

5.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için, kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilir.

Veri sorumlusu, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel veri saklama ve imha politikasında belirtilen esaslara uygun olarak aşağıdaki yöntemlerle gerçekleştirilir.

VI. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları

VERİ SORUMLUSU; Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında saklama ve imha süreçlerine ilişkin olarak aşağıdaki unvan, birim ve görev tanımlarına sahip kişileri görevlendirir:

a) Yetkili, kişisel veri işleme envanterinin güncelliğinin sağlanması gerek kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin takibi için bölümünde çalışan bir başka kişiyi görevlendirebilir.

VII. Saklama ve imha süreleri tablosu

Saklama ve imha süreleri tablosuna kişisel veri işleme envanterinde yer verilmekte olup, yaşayan bir doküman olan ve şirket tarafından zaman zaman güncellenecek envanterin takibi yetkili tarafından yapılarak aynı yetkili tarafından muhafaza edilmektedir.

VIII. Periyodik imha süresi

VERİ SORUMLUSU; saklama süresi sona eren ve kişisel verinin saklanmasını gerektirecek başka herhangi bir veri işleme amacı mevcut olmayan kişisel verileri, saklama süresinin sona ermesini takiben 6 ay içerisinde imha eder.

IX. İlgili Kişinin talep etmesi durumunda kişisel verilerin silme ve yok etme süreleri

İlgili kişi, VERİ SORUMLUSU’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

a) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; VERİ SORUMLUSU, talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. VERİ SORUMLUSU, ilgili kişilerin silme veya yok etme taleplerini en geç “otuz gün” içinde sonuçlandırır.

b) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa; VERİ SORUMLUSU bu durumu üçüncü kişiye bildirerek söz konusu kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesini talep eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep VERİ SORUMLUSU tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç “otuz gün” içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

tr_TRTurkish